Für ihn hat jede Präsentation das Ziel bei den Zuhörern Gedanken zu ändern. Die priorisierte Liste der Mittel sieht entsprechend der Häufigkeit der Verwendung wie folgt aus:

Er fasst das Ergebnis sehr gut zusammen: A presentation is a priviledge. Leider glauben immer noch die meisten Menschen, dass ein Paper umformatiert in Powerpoint und vorgelesen vor einer einschlafenden Zuhörerschaft state-of-the-art ist. Start of the art ist Kommunikation ohne Powerpoint!

• Multiprojektmanagement
  Wie entfaltet Multiprojektmanagement den höchsten Nutzen?

• Agil zum Ziel
  Interessante Aspekte sind Agiles PM über Scrum hinaus und außerhalb der Softwareentwicklung sowie im Kontext von Lean Management. Daneben soll der Projektleiter als “Servant Leader” und der Mix von traditionellen und agilen Ansätzen beleuchtet werden.

• Web 2.0/Social Media
  Stichworte sind: Erfahrungen, mobile Endgeräte, Einführungsstrategien, Erfolgsfaktoren, Grenzen und Studien.

• Steuerung und Führung
  mit Aspekten wie neuen Steuerungsansätzen, Selbstorganisation, Rolle des Projektleiters und Kommunikationsmanagement.

• PM nachhaltig implementieren
  Der Stichpunkte im Call for Papers reichen von Changemanagement bis zu Einführung und Weiterentwicklung von Projektmanagement in Unternehmen.

• PM im internationalen Umfeld

• Kursbuch PM
  Stichpunkte hier: Personalentwicklungsperspektiven, PM-Zertifizierungen in Unternehmen, Coaching und PM an (Hoch)schulen

• Werkzeuge und Methoden

• Quo vadis PM
  Neben Innovationen und Trends geht es um die PM-Kompetenz von Unternehmen, Projektnetzwerke und neue Ansätze im Stakeholdermanagement.

Mitte April erfährt man, ob der eigene Beitragsvorschlag angenommen wurde, am 24.05.2012 wird das Programm veröffentlicht und bis zum 24.09.2012 müssen die Präsentationen vorliegen. Das Forum selbst findet am 23./24.10.2012 statt…diesmal ohne mich, da ich mich inzwischen auf innovativere Veranstaltungen konzentriere und nicht nur den Stand der Umsetzung von PM in Unternehmen verfolgen möchte.

Die aktuelle Timeline sieht zusammengefasst wie folgt aus:

• 17.02. – 20.03.2012: Exposure Draft
  PMI-Mitglieder können in dieser Zeit Kommentare zum Entwurf des neuen Standards einreichen.

• Mitte Mai – früher Juni 2012: Anfechtungen zu Kommentarbewertungen

• 28.06.2012: Entscheidung über den finalen Entwurf

Die letzte Version des Standards erhielt mehr als 4.400 Kommentare, diese Version wird wahrscheinlich noch eine weit größere Zahl erhalten aufgrund der steigenden Bedeutung agiler Methoden und ISO 21500.

Mit 40 Metern Länge ist die Banque Populaire V nicht nur der längste segelnde Trimaran der Welt, seit ein paar Tagen hat sie den Weltumseglungsrekord auch auf 45 Tage, 13 Stunden, 42 Minuten und 53 Sekunden verbessert!

Diese Jule-Verne-Trophy gibt es seit 1990 und läuft außerhalb der normalen Regatten. Herausforderer können jederzeit loslegen.

Weitere Standards und Publikationen sind derzeit beim PMI in Arbeit:

• PMBOK^® Guide 5th edition
• The Standard for Program Management 3rd edition
• Organizational Project Management Maturity Model (OPM3) 3rd edition
• Practice Standard for Scheduling 2nd edition
• Practice Standard for Earned Value Management 2nd edition
• Project Management Lexicon

Der Bereitstellungstermin für das Lexicon-Tool wurde im Q4/2011 offensichtlich verpasst. Wenn es erscheint, wird es wieder spannend mit meinem PM-Wörterbuch.

Ich hatte tatsächlich im Rahmen eines Kundenprojektes mit einem Projektmanager zu tun, der auf ähnliche Art agiert hat. Der feine Unterschied war nur, dass er so bekannt war dafür Projekte zu retten, dass man ihm sogar eine Position geschaffen hat, in der er genau als Aufgabe die Rettung von Projekten hat.
Voraussetzung dafür ist Vertrauen. Dieses hatte er durch eine entsprechende Erfolgsserie, mit der er denn auch erhebliche Freiräume und Ressourcen für sein Team erhalten hat. Dies führte zu höherer Motivation der Mitarbeiter und die Abkoppelung von langsamen und komplexen Prozessen bzw. Infrastrukturen führte zum notwendigen Freiraum, um quasi wie ein Startup in einem großen Unternehmen zu agieren. Der Preis dafür war unter anderem eine Menge von Konflikten mit (Projekt)managern im restlichen Unternehmen.

Aus meiner Sicht hat mein Kunde an der Stelle genau den richtigen Schritt vollzogen. Auf der anderen Seite wäre es noch besser, wenn man jederzeit volle Transparenz gewährt als Projektmanager und der Kommunikationspartner versteht, warum man sich seiner Erfolgsaussichten so sicher ist.

Quelle: 1.00 FTE – Impressions of a corporate life.

• Blog von Boris Gloger
  Immer eine gute Quelle, um Basisinformationen und konträre Meinungen zu Scrum zu lesen.

• Blogs der Scrum-Protagonisten
  Ken Schwaber, Jeff Sutherland und Mike Cohn

• oose Teamblog
  Die Informationen zu agiler Softwareentwicklung, Design Thinking u.v.m. finde ich sehr spannend und kann sie empfehlen.

Bei den Terminen habe ich angefangen, Scrum-Veranstaltungen aufzunehmen. Gerne füge ich auf Wunsch relevante Veranstaltungen und Links hinzu.

1. Triage
   Bevor ich mit der Erledigung von Aufgaben beginne, räume ich grundsätzlich meine Eingangskanäle leer, wie im vorhergehenden Posting beschrieben.

2. Tägliche Priorisierung
   Things läuft auf allen Geräte und synchronisiert halbwegs automatisch, so dass ich morgens nur einmal die Aufgaben des Tages ordnen muss. Dafür bringe ich Alles per drag-and-drop in eine Reihenfolge, gegliedert nach den Kategorien “Dringend”, “Meeting”, “Orga” und “Privat”. Die Kategorien sind einfach als Trennstriche in Things dargestellt, indem ich Tasks mit Ketten von #-Zeichen optisch als Trenner ausgezeichnet habe. Bei der Priorisierung werden “Leichen” sofort beseitigt und Kleinigkeiten gleich erledigt.

3. Aufgaben erledigen
   Wenn ich einen Zeitblock zur Verfügung habe, gehe ich die Aufgaben in Things von oben nach unten durch und erledige die passenden Einträge. Was erledigt ist, wird gelöscht und Things am Ende des Zeitblocks synchronisiert. Somit kann ich jederzeit am Tag angesprochen werden und über das Handy meine Planung einbeziehen.

4. Unterbrechungen managen
   Überlicherweise versucht man Unterbrechungen zu vermeiden, um Aufgaben in einem Zug abschließen zu können. In meiner jetzigen Rolle wird das Ergebnis in Summe schlechter, wenn ich kaum erreichbar bin. Wenn eine Unterbrechung droht, halte ich deshalb meinen Zwischenstand und den letzten Gedanken kurz in Things fest, so dass ich später ohne große Probleme wieder aufsetzen kann.

5. Meetings und Kontakte managen
   Für alle wichtigen Meetings habe ich eine Aufgabe in Things mit dem Stichwort “Agenda” im Titel. Dort werden alle relevanten Themen gesammelt und ergänzt. Themen für Personen, sammele ich ebenfalls auf diese Weise und kann so Gelegenheiten beim Schopfe ergreifen und Themen in entspannter Atmosphäre erledigen, ohne immer ein formelles Meeting aufsetzen zu müssen. Protokolle werden mangels Bedarf selten geschrieben und stattdessen alle Punkte über Things gemanaged.

6. Housekeeping
   Ca. 1x pro Woche gehe ich Things komplett durch und räume auf, was nicht sauber gemanaged wurde. Dazu gehört auch, die Termine für die Aufgaben zu prüfen und ggf. zu korrigieren und bei Bedarf Termine an Aufgaben zu setzen und zu löschen.

7. Themengebiete
   Um das Housekeeping zu vereinfachen, habe ich die Aufgaben verschiedenen Themengebieten in Things zugeordnet. Die Unterstützung von Tags und Personen in Things kann sinnvoll sein wenn man völlig von Aufgaben erschlagen wird. Diesen Zustand sollte man aus meiner Sicht anders lösen oder bewusst den Weg wählen, alle Aufgaben in kleine Teile aufzuteilen und diese zusätzlichen Organisationsmöglichkeiten bewusst zu nutzen. Ich packe lieber alle Punkte einer Agenda in eine Aufgabe, als sie als einzelne Aufgaben zu speichern.

Ein paar Eigenschaften von Things helfen bei der Zusammenführung der Aufgaben, insbesondere die Möglichkeit Mails per drag-and-drop übernehmen zu können, so dass man sie mit einem Klick auf den entstehenden Link wieder aufrufen kann, egal wo sie in Apple Mail gespeichert sind.

Zu Dateiablage hatte ich bereits das Posting Wie sieht eine vernünftigen Dateinamenskonvention aus geschrieben.

Wenn Aspekte der Postings in Ihnen helfen, freue ich mich und ebenso, wenn Sie mir Ihre Empfehlungen schicken.

P.S.: Noch ein heißer Tipp: Verwenden Sie Ihren privaten Rechner auch auf der Arbeit für das Zeitmanagement, wobei die dienstlichen Daten natürlich sauber getrennt zu halten sind.

Also wer sein Blog noch nicht mit einer brauchbaren Suche ausgerüstet hat…jetzt wäre eine Gelegenheit

Ich wünsche einen Guten Rutsch!

Input kanalisieren

Grundsätzlich habe ich versucht, alle eingehenden Informationen, Aufgaben, Eskalationen etc. auf wenige Kanäle zu konzentrieren:

1. Alle Mails laufen in Apple Mail in einer Inbox via IMAP zusammen.
2. Alle Informationen von Webseiten laufen im Google Reader als Backend für die Synchronisation und Caffeinated (MacOS) und Reeder (iOS) ein.
3. Alle Termine laufen in iCal (MacOS) zusammen, als Backends kommen iCloud und in Notfällen Google Calendar (sehr buggy) zusammen. Je nach Kunden kommt auch mal Exchange als Backend hinzu.
4. Alle Adressen laufen in Addressbook (MacOS, iOS) zusammen, XING-Kontakte werden regelmäßig dorthin ergänzt inkl. Fotos.
5. Alle eingehenden Files landen auf dem Desktop.
6. Dienst- und Privathandy sind zusammengelegt, um das Management zu vereinfachen, für Notfälle gibt es ein winziges Ersatzhandy, dass man zum Klettern auch mal an den Gürtel clippen kann.
7. Alle Festnetznummern sind per VoIP auf den Rechner gelegt, dienstliche Anrufe laufen gleichzeitig auf dem Handy und VoIP ein, Festnetztelefone nutze ich praktisch nicht mehr.

Bei der Auswahl der Tools und Kanäle ist Usability wichtig, deshalb sind Windows und Linux inzwischen abgeschafft und das iPad mangels Mehrwert neben dem iPhone beerdigt.

Input organisieren

1. Mails
   arbeite ich als Erstes ab mit dem Ziel, die Inbox schnellstens zu leeren. Unwichtiges wird über das Subject gelöscht und nicht gelesen, andere Mails zur Kenntnis genommen und per Kontextmenü schnell archiviert, Kleinigkeiten sofort erledigt und größere Aufgaben in Things gezogen und die zugehörige Mail ebenfalls gleich archiviert.

2. RSS-Nachrichten
   filtere ich mehrfach am Tag, lese manche Artikel und markiere mir solche, die ich später lesen will.
3. Termine
   bieten bei mir wenig Überraschendes, nur die Mittagspause fällt noch viel zu häufig aus. Termine versuche ich möglichst nicht zu überziehen sondern eher früher erfolgreich abzuschließen.
4. Adressen,
   die mir zufallen, werden grundsätzlich festgehalten und kategorisiert bzw. durch XING auf dem Laufenden gehalten.
5. Files
   auf dem Desktop werden regelmäßig durchgeräumt mit dem Ziel, den Desktop leer zu halten. Wer den Desktop ernsthaft für Daten benutzt, muss sich fragen, welchen Erfolg er/sie mit nach einigen Buchstaben abgeschnittenen Dateinamen wirklich erreichen will.
6. Telefonate
   Interessanterweise erhalte ich praktisch keine sinnlosen Anrufe. Nur Kaltaquisekontakten mache ich konsequent den Garaus, da man die angebotenen Produkte und Dienstleistungen bei adäquater Marktkenntnis meist anderweitig günstiger und besser erhält.
7. Anrufbeantworter
   sind deaktiviert, da das Abhören nur unnötig viel Zeit frisst. Wer wirklich etwas will, schreibt eine E-Mail, ruft noch einmal an oder hinterlässt eine Rückrufbitte per SMS. Dabei haben unbekannte Anrufer und Anrufer ohne Eintrag in meinem Adressbuch grundsätzlich die schlechteren Karten.

Wichtigstes Ziel ist, nur die relevanten Dinge zu berücksichtigen und den Informationsmüll schnellstmöglich aus dem Bereich der Aufmerksamkeit zu befördern. Dabei macht es Sinn, regelmäßig die Leichen zu beseitigen, die sich von selbst erledigt haben bzw. für die man realistisch nicht mehr die Zeit aufbringen kann.

Wer bist Du? Was tust Du?

Beruflich bin ich kreativer Zerstörer und in dieser Rolle derzeit in Diensten von Daily Deal als CTO unterwegs, um gemeinsam mit Google DailyDeal zum europaweit umsatzstärksten Lifestyle-Couponing-Anbieter zu entwickeln. Zuvor habe ich über 20 Jahre in den Bereichen Softwareentwicklung, Projektmanagement, Scrum, Prozessmanagement, Datacenter und Weiterentwicklung von Organisationen als Berater und Manager gearbeitet.

Welcher grundlegenden Selbstorganisations-Lehre folgst Du?

Glauben Sie noch oder denken Sie schon? Ich stelle aus den gängigen “Lehren” jeweils die für meine Situation geeigneste Methode zusammen. Boris Gloger hat dazu ein kurzes Posting unter dem Titel Mit Kanban kann man alles machen – auch vieles falsch veröffentlicht. Dort beschreibt er drei Stufen des Lernens nach dem Shuhari-Konzept:

1. Shu (Gehorche) – Folge exakt den Regeln
2. Ha (Weiche ab) – Passe die Regeln an
3. Ri (Verlasse) – Lebe nach den Werten

Kernaussage ist, dass man mit wachsendem Wissensumfang den Regeln zunehmend weniger folgen muss, da man allein aus den Werten geeignete Regeln ableiten kann.

Wie sieht Dein Selbstorganisations-Setup aus?

Aktuell sieht Zeitmanagement by CTO im Beruf nach außen wie folgt aus:

1. Eigene Mitarbeiter und Kollegen stehen an erster Stelle, d.h. sie können mich außerhalb von Meetings jederzeit ansprechen.
2. Daraus folgt, dass Unterbrechungen die Norm sind und ich mich, um hochkonzentriert arbeiten zu können, dann gelegentlich auch zurückziehe.
3. Durch Unterbrechungen wird der Arbeitsfluss gestört, d.h. ich muss jederzeit mit geringem Aufwand dort weiterarbeiten können, wo ich zuletzt aufgehört habe.
4. Ich warte nicht grundsätzlich, bis die Dinge bei mir ankommen sondern bin immer wieder in den Daily Scrums und anderen Meetings als Zuhörer dabei bzw. nutze informelle Gespräche, um offene Punkte zu bearbeiten. D.h., verstecken im Büro gilt nicht!
5. Es gibt Regeltermine mit allen Kollegen, mit denen ich regelmäßig intensiv zusammenarbeite. Ob sie stattfinden, entscheiden wir jeweils anhand der offenen und vorbereiteten Punkte mit dem Ziel, möglichst kurz und knackig zum Ziel zu kommen. Der Vorbereitungsaufwand wird auf ein Minimum reduziert. Bunte Powerpoints zeigen normalerweise nur, dass der Referent vom Thema wenig Ahnung hat und seine Punkte nicht ohne Hilfe erfolgreich plazieren und zur Entscheidung bringen kann.
6. Offene Punkte werden möglichst in wenigen Anläufen gelöst, u.a. durch Beschränkung der Diskussion auf die notwendigen Personen und Schaffen der Voraussetzungen für umgehende Entscheidungen.
7. Unter pm-praesentationen.de gibt es dazu auch die Präsentation Stop Meeting Failure

Im zweiten Teil folgen die Inputfilter…

Inzwischen gibt es dazu das Blog openpm.info und voraussichtlich Anfang 2012 den ersten internen Prototyp. In einem Telefonat mit Marcus sind wir überein gekommen, dass Unlocking Potential sich OpenPM anschließen und eigenen Content beisteuern wird.

Für Portale wie das Projekt Magazin bedeutet dies natürlich bei Erfolg einen Teil des Kuchens abgeben zu müsen. Denn Vorlagen, Glossar u.ä. Dinge werden sicher Konkurrenz erhalten. Meine große Hoffnung ist, dass aufgrund der Unabhängigkeit von Fachverbänden und kommerziellen Interessen sich eine Menge interessanter Content sammelt und eine wirklich funktionierende Community entsteht.

Nun warte ich auf den Prototyp und hoffe, dass der DokuWiki hoffentlich noch durch Confluence abgelöst wird. Damit hätte das Projekt eine professionelle Grundlage hinsichtlich Tools, denn Confluence zeigt gerade, wohin sich Enterprise Wikis entwickeln werden.

In Sachen Tools läuft übrigens gerade ein Aufruf sein Selbstmanagement-Setup zu beschreiben auf openpm.info. Machen Sie mit, mein Posting dazu kommt in Kürze.

Auch Ende diesen Jahres kam Rechtsanwalt Kantor wieder auf meinen Tisch. Diesmal mailte Timofei Vichnevski, das der Herr Rechtsanwalt angeblich in einen für einen Mann schlimmstmöglichen Skandal involviert ist und mit Berliner Beamten koopererierte, denen das Gleiche vorgeworfen wird und so weiter und so fort. Komischerweise kam der ursprüngliche Spam aus Russland und die Empfehlung, vorsichtshalber alle Hinweise auf RA Kantor von Seite zu löschen, wirkt in dem Kontext natürlich gleich ganz anders…

Soweit aus der Klamottenkiste für dieses Jahr…mal sehen was nächsten Dezember kommt ,-)

Jetzt gehts erstmal an die Auswertung der Materialien, die ich mir Ende des Jahres für das Blog zurückgelegt hatte…

Derzeit geht hier um 13:00 die Sonne unter..na, welcher Breitengrad ist es?

…und er Fluss ist ebenfalls schon komplett gefroren:

Ich wünsche Ihnen allen ein frohes Weihnachtsfest, erholsame Feiertage und, falls wir uns nicht mehr lesen, einen guten Rutsch ins neue Jahr.

Mal schauen, ob ich meinen guten Vorsatz wieder regelmäßig zu bloggen schon zwischen den Jahren in die Tat umsetzen kann. 2011 war wild: Mehrere Turn-Around-Projekte, Wechsel aus der Beratertätigkeit zu DailyDeal als CTO und kurz darauf die Übernahme durch Google.

In diesem Sinne: Ausspannen und Kräfte sammeln für 2012!

My thanks go to Claude for this great contribution. Participation in the contest has been rather low which might be caused by my low posting rate during the last months and the either highly specialized postings (like scrum patterns) or posting more news than starting points for discussion. Another aspect might be that the blogosphere is changing and more and more interactivity is moving to social networks.

Anyway, I will continue the patterns and add some spice again in the near future, e.g. more on topics like openPM. I might even take a more active role in social networks when issues like data privacy are addressed adequately.

Cheers,

Andreas