Unlocking Potential

Eigentlich begegnet mir das Thema bei jedem Kunden und in vielen Fällen kommt nach einigen Runden fast die gleiche Lösung heraus. Ungünstig ist, dass es sich um ein Thema handelt, bei dem jede(r) unbedingt mitdiskutieren will, da er/sie glaubt durch die Kompetenz eine Datei umbenennen zu können prädestiniert zu sein eine langfristig gültige Konvention vorzuschlagen. Das geht häufig schief und führt zu Zusatzrunden, in denen dann alle Dateien wieder umbenannt werden dürfen. Und die mit der größten Unsicherheit schreien meist am lautesten, da sie durch die Konvention endlich die Rettung aus ihrem Durcheinander kommen sehen…

Letztlich geht es um das Grundprinzip, verschiedene Versionen von Dateien und Ordner jederzeit kontextfrei und geeignet sortiert finden bzw. identifizieren zu können, d.h.:

1. Alle Dateien und Ordner müssen einen Namensbestandteil aufweisen, der ihren Inhalt beschreibt.
2. Alle Dateien und Ordner müssen ggf. einem Oberthema zugeordnet werden können.
3. Alle Dateien müssen versioniert sein.
4. Alle Dateien müssen durch den Sortiervorgang des Betriebssystems in geeigneter Reihenfolge dargestellt werden.
5. Alle Dateien und Ordner müssen durch eine Suchmaschine erfasst werden.

Kleiner Einschub zu einer modernen Mailkrankheit:
Es ist nicht sinnvoll, E-Mails auf der Platte ablegen zu wollen, um sie mit anderen zur Verfügung zu stellen oder weil die IT es nicht schafft, genügend Platz auf dem Mailserver zur Verfügung zu stellen. Die meisten IT-Abteilungen stehlen sich aus der Verantwortung einen brauchbaren Mailserver zu betreiben, in dem sie die Postfachgröße limitieren (Gruß an Exchange). Damit sind Sie als Mitarbeiter in der Pflicht, die Mails anderweitig bis zu 10 Jahre aufzuheben, denn aus juristischer Sicht dürfen Sie viele Mails nicht löschen.
Falls Ihre IT an diesem Symptom leidet, am Besten gleich eskalieren und sehr nachdrücklich darauf hinweisen, dass Plattenplatz billiger ist als Mails auf der Platte ablegen und selbst passende IT-Mitarbeiter günstiger einzustellen sind, als den Mailboxplatz zu limitieren.

Der Königsweg heisst hier derzeit “Öffentliche Ordner”, d.h. Mails in Postfächer auf dem Mailserver zu kopieren, die allen zur Verfügung stehen und dann mit einer (Desktop-)Suchmaschine zu indizieren.

Zurück zu unseren Anforderungen und den Lösungen:

1. Der Namensbestandteil sollte auf den Typ des Dokuments und den konkreten Inhalt hinweisen, z.B. “Antrag Kostenerstattung”. Abkürzungen sollten auch für fachfremde Personen klar sein, Umlaute und Sonderzeichen sind selbstverständlich erlaubt da moderne Betriebssysteme hier so gut wie alles schlucken, auch über Systemgrenzen hinweg. Die alten Einschränkungen wie “ohne Umlaute” und “ohne Leerzeichen” sind archaisch und beruhen auf einem nicht aktuellen IT-Know-How. Einzige Ausnahme: Leerzeichen sorgen bei manchen Mailprogrammen dafür, dass die in Mails gezogenen Dateinamen nicht mehr durch Klick aufgerufen werden können, man muss sie dann in den Finder/Explorer kopieren.
   Kann man machen, muss man aber nicht machen…hier handelt es sich um ein typisches Windows-Problem.
2. Es stellt sich die Grundfrage, ob man alle Dateien auch außerhalb ihres Ordners einem Thema zuordnen können will. Ich will es und habe somit meist den Namen des Kunden oder Lieferanten bzw. Projekts in meinen Dateinamen. Falls es sehr viele Dateien werden, lasse ich den Bestandteil auch weg. Bei Ordnern macht es wenig Sinn, die Namen aller übergeordneten Ordner zu übernehmen.
3. Die Versionierung wird häufig über Versionsnummern vorgenommen, allerdings sind die Formate zu unterschiedlich. Hier hilft die Verwendung des Datums und damit zum nächsten Punkt.
4. Es gibt immer noch Spezialisten, die ein Datum in der Forum TTMMJJJJ in den Dateinamen bringen. Das lässt sich dann auch ganz toll sortieren. Damit das Betriebssystem damit es anfangen kann, ist unbedingt JJJJMMTT zu verwenden, d.h. von den langen zu den kurzen Zyklen. Dieses Prinzip ist auch entscheidend für das Gesamtkonzept der Datei- und Ordnerbenennung. Grundsätzlich vom Allgemeinen zum Speziellen! D.h. wie in einem Regal mit Ordnern kommen zuerst die Ordner, dann die Trennblätter und dann z.B. chronologisch geordnet die Blätter.
5. Bitte nehmen Sie davon Abstand, Alles nur über eine Hierarchie von Ordnern auffinden zu wollen. Primär werden Dokumente heute über Suchmaschinen gefunden und Ordner unterstützen nur, wenn die Suchbegriffe ungeeignet gewählt wurden oder die Dateinamen unglücklich sind. Mails und Dateien gehören komplett indiziert!

Wie sieht nun die best practice an Beispielen aus?

Namenskonvention für Ordner

[(<Datum>|<Ordnungszahl>)-]<Ordnername>

Bei Ordnern kommt optional das Datum im Format JJJMMTT oder eine Zahl, um die Reihenfolge unabhängig von der alphabetischen Sortierung über den Ordnernamen zu beeinflussen. Ordnernamen enhalten keine Verweise auf den darüberliegenden Ordner und sind kurz und knackig. Beispiele:

• 20110609-Umzugsangebote
• 7-Kreditoren
• Faux Pas

Namenskonvention für Dateien

<Datum>-<Thema>-<Inhaltsbezeichnung>

Beispiele:

• 20110609-Finanzamt-Umsatzsteuervoranmeldung März
• 20110609-Projekt Bärchen-Projektplan

Und nun viel Spaß beim Kommentieren ,-)

Dieser Artikel wurde von Andreas Heilwagen am 09.06.2011 um 08:35 gepostet und unter Best-of, Praxis eingeordnet. Sie können Kommentaren über den RSS 2.0-Feed folgen. Das Posting steht unter der Creative Commons-Lizenz wenn nicht anders vermerkt.