Während der Projektaquise für 2010 habe ich wieder einmal die vielen Spielarten des Umgangs mit Mail erlebt und versuche nun diese in einer Taxonomie zu ordnen und Ihnen Hinweise auf den Weg zu geben, wie man mit den verschiedenen Klassen umgehen kann. Ausgangslage sei eine Mail mit relevantem Inhalt an eine Person oder Firma, auf die eine Antwort zu erwarten ist, allerdings keine eintrifft. Nun beginnt man automatisch verschiedene Hypothesen darüber aufzustellen, mit wem man es auf der anderen Seite zu tun haben oder was passiert sein könnte. Hier ein Vorschlag für Klassen, in die der Empfänger (der Einfachheit verwende ich nur die männliche Form) fallen könnte:
- Urlaub/Reise/Krankheit
Bevor wir zu den negativen Varianten kommen, zunächst die positiven Fälle. Regelmäßig wird vergessen, einen Abwesenheitsassistenten zu konfigurieren. Wo er für Unternehmen Sinn macht, ist er im privaten Bereich aus Sicherheitsgründen nicht empfehlenswert. Wer soll schon wissen wann die Wohnung leer steht.
Tipp: Nach geeigneter Zeit eine weitere Person anschreiben um herauszufinden, wann der Empfänger in der Lage ist zu antworten bzw. ob es einen Vertreter gibt. - Überlastung/Technikausfall
Manche Leute empfangen mehr E-Mails als sie mit ihrer Vorgehensweise beherrschen können. Dann wird häufig erst auf die zweite oder dritte Mail reagiert. Die gleiche Situation tritt ein, wenn der Empfänger technisch nicht in der Lage ist Mails zu empfangen.
Tipp: Wenn bekannt ist dass der Empfänger seine Mails liest, einfach die Mail nochmals schicken und dem Subject “RESEND” o.ä. voranstellen oder zum Telefon greifen. Read the rest of this entry »
Posted by Andreas Heilwagen
